In veel organisaties zijn processen ‘ergens’ vastgelegd. Op een schijf, in een map of in een document dat niemand meer bijwerkt. De actuele versie is onduidelijk, iedereen werkt op zijn eigen manier en consistentie ontbreekt. Kennis zit vooral in hoofden – en vertrekt soms gewoon mee. Zonder centrale borging ontstaat afhankelijkheid van personen in plaats van processen.
Nieuwe medewerkers worden door collega’s ingewerkt en ieder op zijn eigen manier. Werkinstructies verschillen per persoon of afdeling. Medewerkers zijn tijd kwijt met zoeken naar de juiste documenten, of maken ze opnieuw omdat ze niet weten dat ze al bestaan. Er ontstaat discussie over wat de “juiste” werkwijze is. En wanneer iemand vertrekt, vertrekt kennis vaak mee.
Als het werk morgen met 30% toeneemt, kun je dan opschalen op basis van gestandaardiseerde en geborgde processen? Of wordt juist zichtbaar waar structuur ontbreekt? Zonder duidelijke procesbeheersing is groei geen versnelling, maar een risico. Herkenbaar?
Duidelijke processen vormen de basis voor kwaliteit en consistent werken. Wanneer procesbeschrijvingen, werkinstructies en documentbeheer logisch zijn ingericht en centraal worden beheerd in een DMS (Document Management Systeem), ontstaat er overzicht en richting. Medewerkers weten wat de juiste werkwijze is en welke versie actueel is. Procesbeschrijvingen zijn dé basis voor groei.
Magazijn5 analyseert processen, beschrijft workflows, werkinstructies en checklijsten en richt een passend DMS – documentbeheersysteem in of optimaliseert wat er al is.
QMS – Quality Management System | DMS – Document Management Systeem | Procesbeschrijvingen | Procesoptimalisatie | Kwaliteitsmanagement | Procesmanagment | Workflow | Procesflow | Stroomschema | Processmapping
ISO9001 stelt duidelijke eisen aan hoe een organisatie haar processen vastlegt en beheerst. Procesbeschrijvingen moeten actueel zijn, verantwoordelijkheden helder benoemd en documentbeheer aantoonbaar geregeld. Daarnaast wordt verwacht dat afwijkingen worden opgevolgd en verbeteringen structureel worden doorgevoerd.
Magazijn5 helpt bij het inrichten en borgen van deze basis, zodat jouw organisatie goed voorbereid is op een ISO9001-certificering.
