Bij een groot e-fulfilmentbedrijf met meerdere vestigingen in Nederland en andere Europese landen worden dagelijks goederen tussen locaties verplaatst vanwege retourzendingen, voorraadverplaatsingen en interne bestellingen.

Dagelijks kwam een extern transportbedrijf de kooien en pallets ophalen om de goederenstroom tussen locaties te verzorgen. Door het gebrek aan overzicht was het onduidelijk welke zendingen mee moesten en welke al waren opgehaald. Dit leidde tot structurele fouten, vertragingen, frustratie, extra herstelwerk en hoge kosten.

Wat er niet goed liep

In de dagelijkse operatie ging het regelmatig mis. Pallets bleven staan terwijl ze eigenlijk mee hadden gemoeten, of raakten uit beeld. Het was vaak onduidelijk of goederen nog op locatie stonden of al bij het externe transportbedrijf waren.

Doordat verschillende soorten verplaatsingen door elkaar liepen, ontstond verwarring op de vloer. Dit leidde tot klachten van klanten, onrust en frustratie bij andere vestigingen en zelfs waarschuwingen en strikes vanuit verkoopplatforms. Daarnaast kostte het veel tijd om achteraf uit te zoeken waar goederen waren gebleven.

Het probleem zat niet in één fout of één handeling, maar in het ontbreken van overzicht en duidelijke afspraken binnen het transferproces.

Wat is er veranderd

In samenwerking met de operations-afdeling is het transferproces praktisch opnieuw ingericht. De focus lag op eenvoud en zichtbaarheid op de werkvloer.

Er zijn eigen transportkooien aangeschaft, allemaal voorzien van herkenbare (kleur)banners met het bedrijfslogo. Hierdoor was direct zichtbaar welke kooien onderdeel waren van het interne transferproces.

Voor de transfers is een standaard intern formulier ontwikkeld, duidelijk onderscheidend in kleur ten opzichte van andere formulieren. Dit formulier kon eenvoudig op de kooi worden bevestigd en maakte het mogelijk om snel de bestemming aan te geven.

Daarnaast zijn vaste locaties aangewezen voor uitgaande transfers. Deze locaties zijn voorzien van vloermarkeringen en duidelijke signing, zodat voor iedereen helder was waar goederen moesten worden geplaatst die mee moesten met het externe transport.

De afspraken en het proces zijn vastgelegd en beschreven in het (online) document beheer systeem en vervolgens uitgerold naar alle vestigingen, zodat iedere locatie op dezelfde manier werkt.

Hoe het nu werkt

De uitgaande transfers zijn nu logisch en herkenbaar ingericht. Voor iedere bestemming is een vaste zone aangewezen, ingedeeld per land of site. Deze zones zijn duidelijk gemarkeerd en sluiten aan op de fysieke indeling van het magazijn.

Transportkooien, signing en formulieren zijn uitgevoerd in dezelfde opvallende kleur. Hierdoor is in één oogopslag zichtbaar welke goederen onderdeel zijn van het transferproces en wat de bestemming is. De bijbehorende formulieren liggen op een vaste plek en worden consequent gebruikt.

Deze controleert de kooien voordat het externe transport arriveert. Door deze vaste controle, in combinatie met de vaste zones en herkenbare middelen, worden afwijkingen direct gezien en opgelost.

Het resultaat is dat het transferproces geen losse handeling meer is, maar een vast en beheersbaar onderdeel van de dagelijkse operatie.

Wat heeft het opgeleverd

* Rust en overzicht op de werkvloer
* Grote besparing op uren
* Minimalisatie van fouten
* Efficiënte logistieke stroom tussen vestigingen
* Geen frustratie meer bij medewerkers door duidelijke richtlijnen
* Betere communicatie tussen vestigingen
* Efficiëntere logistieke stroom tussen vestigingen
* Geen klachten meer
* Geen platform strikes
* Geen zoekgeraakte zendingen meer