Binnen deze organisatie werden operationele benodigdheden besteld bij meer dan twintig verschillende leveranciers. Dit was historisch zo gegroeid en nooit echt bijgestuurd. Voor verpakkingsmateriaal, tape, verzendlabels, magazijnbakken, kleine inrichting van werktafels en zelfs prullenbakken bestelde men waar dat op dat moment handig leek.

Voor sommige producten waren meerdere leveranciers actief. Zelfs voor het meest gebruikte product waren zes verschillende leveranciers in gebruik, ieder met eigen prijzen en voorwaarden. Het geheel was onoverzichtelijk en moeilijk te beheersen.

Wat er niet goed liep

Er was geen standaardisatie. Geen vast assortiment, geen vaste leveranciers en geen prijsafspraken. Bestellingen werden geplaatst tegen de op dat moment geldende tarieven, zonder inzicht in volumes of alternatieven.

Dat zorgde voor veel onzichtbaar werk. Alleen al het zoeken naar de juiste leverancier kostte tijd. Bestellingen kwamen binnen in kleine hoeveelheden, verspreid over veel leveranciers. Iedere bestelling moest worden ontvangen, verwerkt en uitgezocht: wie had dit besteld en waarvoor was het nodig?

Daarna volgde de financiële afhandeling. Veel losse facturen, accorderingen, betalingen en boekingen. De financiële administratie en de controller waren structureel tijd kwijt aan deze stroom van kleine, losse posten. Het ging niet om één grote kostenpost, maar om een dagelijkse optelsom van indirecte uren en kosten.

Wat is er veranderd

Magazijn5 heeft dit traject opgepakt en gekozen voor standaardisatie als uitgangspunt. Het aantal leveranciers voor operationele benodigdheden is teruggebracht van meer dan twintig naar acht vaste leveranciers.

Per leverancier zijn duidelijke productgroepen afgesproken. Daarnaast zijn prijsafspraken vastgelegd en is er een vast assortiment bepaald: welke producten standaard worden gebruikt en via welke leverancier deze worden besteld.

Ook is er een vaste procedure ingericht voor situaties waarin nieuwe operationele benodigdheden nodig zijn. Deze afspraken zijn vastgelegd in procesbeschrijvingen, zodat standaardisatie niet afhankelijk is van personen maar structureel wordt geborgd.

Hoe het nu werkt

Bestellen is nu overzichtelijk en voorspelbaar. Medewerkers weten waar ze welke producten bestellen en welke producten tot het vaste assortiment behoren. Het aantal bestellingen en ontvangstmomenten is sterk verminderd, net als het aantal facturen.

Alle afspraken rondom leveranciers, assortiment en bestelprocedures zijn vastgelegd in procesbeschrijvingen. Hierdoor is voor iedereen duidelijk hoe er wordt gewerkt, wat de standaard is en hoe nieuwe aanvragen worden behandeld. Dit voorkomt dat er opnieuw uitzonderingen of ad-hocoplossingen ontstaan en zorgt ervoor dat de standaardisatie blijvend is geborgd.

Zowel operations als de financiële administratie werken nu met duidelijke kaders. De samenwerking met leveranciers is stabieler geworden, met wederzijds vertrouwen en heldere afspraken op de lange termijn.

Wat heeft het opgeleverd

* van meer dan 20 wisselende leveranciers naar 8 vaste leveranciers
* meer dan 30.000 euro per jaar directe besparing op inkoop door prijsafspraken
* forse besparing op indirecte uren bij inkoop, ontvangst en administratie;
minder facturen, betalingen en administratieve handelingen, minder bank- en accountantskosten
* bestellen gaat sneller en efficiënter
* minder kans op fouten
* meer overzicht in assortiment en voorraad
* duidelijke afspraken en vaste procedures voor iedereen
* beter beheersbare voorraadniveaus
* afspraken en standaardisatie geborgd in vastgelegde processen
* een optimalisatie die structureel geld oplevert