Bij een zeer grote groothandel met een buitenterrein van meer dan 200.000 m² en meerdere (halfopen) loodsen was het opslaan en terugvinden van grote producten een dagelijkse uitdaging. De producten waren fors van formaat en varieerden van ongeveer drie tot zes meter breed.

Het terrein bood veel ruimte en flexibiliteit, maar juist door die schaal werd duidelijk hoe kwetsbaar het proces was zonder eenduidige en vaste locatie-aanduiding.

Wat er niet goed liep

Er werd niet gewerkt met vaste locaties. Locatiecodes werden op allerlei zelfgemaakte manieren aangeduid. Buiten bestond een ‘sign’ bijvoorbeeld uit een stoeptegel met daarop een houten paal, een paalhouder en een houten plankje, met daarop een geplastificeerd A4’tje dat was geniet.

In de binnenhallen lagen geplastificeerde briefjes op de grond, vastgekit aan een stoeptegel of ergens tussen een pallet geklemd. In de praktijk werden deze aanduidingen continu kapotgereden, verplaatst omdat ze in de weg stonden of verdwenen ze volledig.

Het gevolg was dat producten niet meer gescand konden worden. Op een terrein van deze omvang betekende dat simpelweg: producten kwijt. Het proces werd sterk persoonsafhankelijk. “Piet weet waar het staat” was geen uitzondering, maar de dagelijkse realiteit.

In de loodsen speelde nog een extra probleem. Daar werden de signs regelmatig per ongeluk meegenomen wanneer een product werd gepickt voor een klant. De volgende pallets stonden dan zonder aanduiding, waardoor opnieuw geen scan mogelijk was en de traceerbaarheid verder afnam.

Wat is er veranderd

De basis is opnieuw neergezet: werken met vaste locaties. Er zijn vaste vakken ingedeeld en uitgezet, zodat er structuur en herhaalbaarheid ontstond. Binnen die vaste vakken bleef ruimte voor flexibiliteit in opslag, maar de locatie zelf lag altijd vast.

Voor de locatie-aanduiding op het buitenterrein zijn verschillende mogelijkheden besproken. De organisatie hield vast aan het werken met vloersigns. Magazijn5 heeft aangegeven dat dit voor buiten niet de meest robuuste oplossing is, maar heeft vervolgens wél de basis goed neergezet: vaste vakken met vaste, scanbare locatiecodes door vloersigns met barcodes per vak toe te passen.

In de loodsen was deze oplossing niet toepasbaar. Door intensieve heftruckbewegingen, draaien in smalle gangpaden en het risico op beschadiging zijn hier andere keuzes gemaakt. Voor deze omgeving is gekozen voor duidelijke, watervaste barcode-signing op de bestaande dakspanten. Deze zijn permanent zichtbaar, kunnen niet worden verplaatst of meegenomen en zijn goed te scannen met ver-afstandscanners.

Hoe het nu werkt

Goederen worden nu altijd geplaatst op een herkenbare, vaste locatie. Medewerkers scannen de barcode van het vak en leggen producten consequent vast op die locatie. Kennis over waar iets ligt, zit niet meer in hoofden maar in het systeem.

Op het buitenterrein wordt gewerkt met vaste vakken en vloersigns per locatie. In de loodsen wordt gescand op de dakspant-signing, waardoor locatie-aanduidingen niet meer beschadigd raken of verdwijnen. Ook bij wisselende bezetting of nieuwe medewerkers blijft het proces betrouwbaar en overdraagbaar.

Wat heeft het opgeleverd

* alle producten zijn traceerbaar, ook op een terrein van meer dan 200.000 m²
* beter inzicht in voorraad en locatiebeheer
* geen afhankelijkheid meer van specifieke personen
* nieuwe medewerkers sneller en eenduidiger te trainen
* aanzienlijk minder tijd kwijt aan zoeken
* orderpicken gaat sneller
* ca 90% minder pickfouten, zichtbaar in minder klachten en retouren
* hogere kwaliteit
* hogere klanttevredenheid
* minder frustratie en stress
* een robuuste basis voor verdere groei
* besparing van directe en indirecte uren en kosten