Binnen dit volledig geautomatiseerde warehouse waren processen deels vastgelegd en deels niet. Wat niet was beschreven, werd vrij geïnterpreteerd. Iedereen werkte naar eigen inzicht en dat leek lange tijd te functioneren.

Naarmate de organisatie groeide, werd duidelijk dat dit steeds meer begon te wringen. Medewerkers deden hun werk op verschillende manieren, trainingen verschilden per persoon en het kostte steeds meer tijd om uit te leggen hoe iets bedoeld was. Wat bedoeld was als flexibiliteit, zorgde in de praktijk voor onrust en inefficiëntie.

Wat er niet goed liep

Veel processen bevonden zich in een grijs gebied. Ze waren niet beschreven of slechts gedeeltelijk vastgelegd, waardoor iedereen ze anders invulde. Dit leidde tot discussie op de werkvloer en teamleiders die tegen elkaar werden uitgespeeld. Medewerkers voerden taken uit op basis van hun eigen interpretatie, met frustratie bij leidinggevenden tot gevolg.

De processen die wél waren vastgelegd, stonden verspreid opgeslagen. Op persoonlijke computers, in mailboxen of geprint op de werkplek. Er circuleerden verschillende versies en niemand wist zeker welke beschrijving de juiste of meest recente was.

Daarnaast ging er structureel tijd verloren aan het zoeken naar formulieren, checklisten en instructies. Medewerkers wisten vaak dat iets bestond, maar niet waar het te vinden was. Teamleiders werden regelmatig onderbroken met vragen die eigenlijk al beantwoord hadden moeten zijn. Dit zorgde dagelijks voor onnodig tijdverlies en onrust.

Ook trainen was hierdoor niet eenduidig. Iedereen trainde op zijn eigen manier, waardoor de kwaliteit van uitvoering per medewerker verschilde en fouten onvermijdelijk waren.

Wat is er veranderd

Magazijn5 heeft een centraal document- en kwaliteitssysteem opgezet en ingericht, een DMS dat fungeert als interne kennisbank. Alle processen, werkinstructies, checklisten en standaardformulieren zijn hierin overzichtelijk en centraal vastgelegd.

Het uitgangspunt hierbij is eenvoudig: er is één plek waar alles te vinden is en één versie die leidend is. Altijd de laatste – en juiste – versie. Processen zijn helder beschreven en logisch opgebouwd, zodat ze voor iedereen toegankelijk en begrijpelijk zijn.

De implementatie is gestart binnen operations en vervolgens organisatiebreed doorgevoerd, inclusief kantoor. Zo werkt de hele organisatie vanuit dezelfde basis en is de basis gelegd voor ISO9001 certificering.

Hoe het nu werkt

Medewerkers, teamleiders en management gebruiken het DMS – (Document Management Systeem) als vast vertrekpunt in hun dagelijkse werk. Processen en checklisten zijn leidend en vormen de basis voor uitvoering en training. Nieuwe medewerkers worden altijd op dezelfde manier ingewerkt, ongeacht wie de training verzorgt.

Formulieren en documenten zijn direct digitaal beschikbaar. Er hoeft niet meer gezocht te worden in mails, mappen of oude bestanden. Twijfel over versies is verdwenen.

Wanneer er een nieuwe vestiging bijkomt, kan direct inzage worden gegeven in alle relevante bedrijfsprocessen. Toegang en rechten zijn daarbij eenvoudig te sturen per rol of locatie. Kennis zit niet langer in hoofden of losse documenten, maar is overdraagbaar en schaalbaar vastgelegd.

Wat heeft het opgeleverd

* eenduidige manier van werken binnen de hele organisatie
* iedereen wordt op dezelfde manier getraind
* geen tijd kwijt aan zoeken naar formulieren en instructies
* minder fouten in de uitvoering
* meer rust en overzicht binnen teams
* geen onnodige discussies over processen
* hogere tevredenheid bij medewerkers en teamleiders
* consistente kwaliteit van werken
* eenvoudige overdraagbaarheid bij groei of nieuwe vestigingen
* altijd toegang tot de juiste en actuele documentatie
* een schaalbare basis voor verdere groei en ISO 9001 certificering
* een optimalisatie die structureel uren en kosten bespaart